Mit der Umstellung auf digitale Rechnungen gewinnen Unternehmen an Effizienz – gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation der Prozesse. 

Die GoBD fordern eine lückenlose Verfahrensdokumentation, die den gesamten digitalen Rechnungsworkflow beschreibt: vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Rechnungsstellung und –versand sowie Archivierung.

Dabei müssen sowohl technische Systeme als auch organisatorische Abläufe und Kontrollmechanismen nachvollziehbar dokumentiert sein.

In der Praxis fehlt häufig die Transparenz darüber, was dokumentiert werden muss, wie tiefgehend die Beschreibung sein sollte und wer im Unternehmen dafür verantwortlich ist.

Die Herausforderung liegt darin, sowohl die technischen als auch die steuerlichen Anforderungen vollständig, nachvollziehbar und aktuell zu dokumentieren.

Neben der Einhaltung der GoBD müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse auch den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Besonders kritisch ist dabei der Vorsteuerabzug: Fehlen Nachweise zur Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit digitaler Rechnungen oder sind interne Kontrollverfahren unzureichend dokumentiert, kann der Vorsteuerabzug versagt werden.

Mit unserem GoBD-Dokumentations-Check unterstützen wir Unternehmen dabei, eine GoBD- und umsatzsteuerkonforme Verfahrensdokumentation zu erstellen. 

Im Rahmen einer strukturierten IST-Aufnahme analysieren wir, wie die digitalen Rechnungsprozesse im Unternehmen organisiert sind: Welche Systeme kommen zum Einsatz? Wer ist wofür verantwortlich? Welche internen Kontrollmechanismen sind implementiert?

Im Anschluss prüfen wir die bereits beim Unternehmen vorhandenen Dokumentationen auf GoBD-Konformität. Mit unseren bewährten KMLZ-Vorlagen prüfen wir im Rahmen unserer Beratung, ob die bestehende Verfahrensdokumentation vollständig ist, und unterstützen gezielt bei der Erstellung fehlender Inhalte.

Als Ergebnis des gemeinsamen Beratungsprojektes liegt eine strukturierte Verfahrensdokumentation für den Rechnungsprozess vor.