Die Verfahrensdokumentation dient der Einhaltung von Vorgaben an IT-gestützte Prozesse, die die Finanzverwaltung als „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl. I 1269) aufgestellt hat. In der ab dem 01.04.2024 geltenden Fassung der GoBD passt das BMF die GoBD an gesetzliche Änderungen und technische Entwicklungen an (siehe auch KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 19/2024: GoBD 2024: Was ist neu? – Verfahrensdokumentation und TCMS als Gewinnbringer für Betriebsprüfungen). Unternehmer sind einmal mehr gefragt, eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten und ihre Verfahrensdokumentation an die neuen technischen Vorgaben anzupassen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist die Summe der Dokumentationen der IT-gestützten Datenverarbeitungssysteme und der darin enthaltenen Prozessdarstellungen. Es werden alle steuer- und buchführungsrelevanten Datenverarbeitungsprozesse und die zugrundeliegenden Systeme dargestellt. 

Im Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation fallen eine Reihe von Begriffen, die es einzuordnen gilt:

• TCMS: Tax Compliance Management System (siehe KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 03/2022: Tax Compliance Management: Deutschland macht ernst!)

• CMS: Compliance Management System

• IKS: Internes Kontrollsystem

• DMS: Dokumenten-Management-System

• GoBD: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und zum Datenzugriff

Was ist ein TCMS bzw. CMS?

Ein Tax Compliance Management System ist der steuerbezogene Teilbereich eines Compliance-Management-Systems, das der vollständigen und zeitgerechten Erfüllung steuerlicher Pflichten sowie der Sicherstellung gesetzeskonformen Verhaltens dient.

Was ist ein IKS?

Das Interne Kontrollsystem Steuern (IKS) ist ein System zur Gewährleistung der Umsetzung und Aufrechterhaltung des Soll-Zustandes. Regelmäßig enthält es ein IT-Kontrollsystem. Es ist Bestandteil des (T)CMS und der Verfahrensdokumentation.

Was ist ein DMS?

Ein Dokumenten-Management-System bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dies beinhaltet zum einen die Digitalisierung von Schriftstücken und zum anderen die Umwandlung, Abspeicherung, Aufbereitung, Archivierung etc. dieser Dokumente. Im Buchhaltungssystem stellt das DMS einen Teilbereich innerhalb der Verfahrensdokumentation dar.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie sind ihrem Ursprung nach eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Darin formuliert das BMF die Mindestanforderungen für Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das Interne Kontrollsystem und die Verfahrensdokumentation.

Was hat das alles mit der Verfahrensdokumentation zu tun?

Der Begriff der Verfahrensdokumentation ist der Oberbegriff für das IKS und das DMS, geht jedoch darüber hinaus. Die Verfahrensdokumentation dient der Umsetzung der GoBD und ist dabei Teil des TCMS. Die Zusammenhänge lassen sich bildlich wie folgt darstellen:

Was sind die rechtlichen Grundlagen der Verfahrensdokumentation?

§ 145 Abs. 1 AO fordert, dass die Buchführung so beschaffen ist, dass sie von einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Verfahrensdokumentation muss also eine kompakte Übersicht über alle buchführungs- und steuerrelevanten Prozesse liefern. Aus den §§ 146, 147 AO kann sogar eine Pflicht zur Verfahrensdokumentation hergeleitet werden, wenn anderweitig die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung nicht gewährleistet sind. Darin müssen die geordnete Aufbewahrung und die Unveränderbarkeit der Buchungen und Aufzeichnungen dargelegt werden.

Die GoBD enthalten Vorgaben, die für alle Datenverarbeitungssysteme, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten, relevant sind. Dies umfasst Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das IKS und auch die Verfahrensdokumentation. Durch letztere soll die formelle und sachliche Sicherheit überprüfbar gemacht werden, indem sie alle System- und Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Ein automatisiertes IT-Kontrollsystem im Rahmen des TCMS sowie die Zusammenfassung der Kontrollfunktionen in der Verfahrensdokumentation helfen dem Unternehmen, die Vorgaben an eine laufende Kontrolle der steuerlichen Risiken einzuhalten.

Warum sollte ich für mein Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Die Verfahrensdokumentation stellt ein Mittel dar, um die Anforderungen, die die Verwaltung mit den GoBD stellt, sowie die gesetzlichen Anforderungen betreffend die Buchführung und Aufzeichnung (§§ 145 – 147 AO) zu erfüllen. Außerdem ergeben sich auch für das Unternehmen selbst Vorteile:

• Interne Verfahren werden transparent gemacht. Es besteht Sicherheit bei den Abläufen durch eine übersichtliche und kompakte Erläuterung der Vorgänge.

• Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird erleichtert und in Urlaubszeiten/bei Personalwechseln können die Prozesse einfach aufrechterhalten werden.

• Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten werden festgehalten.

• Relevante Belege und Dokumente können einfach wiedergefunden werden.

• Prozesse können überprüft und optimiert werden.

Gerade im Falle einer Betriebsprüfung ist die Verfahrensdokumentation dienlich:

• Sie ermöglicht es dem Betriebsprüfer die relevanten Vorgänge zügig zu erfassen und beschleunigt daher die Betriebsprüfung.

• Relevante Dokumente sind schnell zur Hand und können einfach zur Verfügung gestellt werden.

• Der Betriebsprüfer startet direkt mit einem guten ersten Eindruck in die Betriebsprüfung.

• Risiken durch fehlerhafte Aufzeichnungen werden minimiert.

• Die Buchhaltung wird nachvollziehbar und nachprüfbar.

Wie lässt sich die Verfahrensdokumentation erstellen?

In der Verfahrensdokumentation müssen verschiedene Bereiche beschrieben werden. Betroffen sind nicht nur die Dokumentenverarbeitung sondern auch zahlreiche vor- und nachgelagerte Prozesse, also alle Bereiche mit Datenverarbeitungssystemen.

Die wichtigsten Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind:

• Allgemeine Beschreibung: enthält allgemeine Informationen zum Unternehmen und der Organisation

• Anwenderdokumentation: dokumentiert die sachgerechte Bedienung des Datenverarbeitungssystems

• Technische Systemdokumentation: technische Darstellung der IT-Anwendung/des Datenverarbeitungssystems

• Betriebsdokumentation: Dokumentation der ordnungsgemäßen Anwendung der Verfahren

• Internes Kontrollsystem: Zusammenfassung der Kontrollfunktionen der Verfahrensdokumentation

Was gibt es bei den technischen Anforderungen an die GoBD/die Verfahrensdokumentation zu beachten?

Mit dem sog. Z3-Zugriff können die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten an die Finanzbehörden in jedem maschinell lesbaren Format überlassen werden. Hierzu zählen neben Datenträgern zum Beispiel auch die Überlassung über Datenaustauschplattformen, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat (§ 87a Abs. 1 AO). Die Finanzbehörde kann jetzt gemäß § 197 Abs. 3 AO mit der Prüfungsanordnung innerhalb einer angemessenen Frist bereits vor dem Beginn der Prüfung die Vorlage der Unterlagen verlangen.

Die technisch ordnungsgemäße Buchführung ist wichtig als Grundlage für die Besteuerung (§ 158 AO). Denn wenn die elektronischen Daten nicht nach den Vorgaben einer der vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen der Finanzbehörde zur Verfügung gestellt wurden (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO), können sie nicht als Grundlage der Besteuerung verwendet werden und der Unternehmer riskiert eine Verwerfung der Buchführung im Rahmen der Betriebsprüfung. Um davor sicher zu sein, sollten Unternehmen die Datenbereitstellung über die folgenden Schnittstellen sicherstellen:

In der Anlage zu den GoBD findet sich ein Positivkatalog für unterstützte Dateiformate der Prüfsoftware sowie ein Negativkatalog für Dateiformate, die für nach dem 31.12.2024 beginnende Besteuerungszeiträume nicht mehr unterstützt werden. Unternehmen sollten ihre Systeme daraufhin überprüfen, ob die verwendeten Dateiformate weiterhin anerkannt werden, und diese ggf. anpassen.

Siehe auch KMLZ Umsatzsteuer Newsletter 19/2024: GoBD 2024: Was ist neu? – Verfahrensdokumentation und TCMS als Gewinnbringer für Betriebsprüfungen

Resümee

Die Verfahrensdokumentation besteht also aus zahlreichen Bestandteilen und ist sehr umfassend. Sie lässt sich nicht „von heute auf morgen“ implementieren. Die Erarbeitung ist ein Prozess, bei dem verschiedenste Akteure aus dem Unternehmen zusammenwirken und in verschiedenen Phasen ein Konzept erarbeiten, implementieren und optimieren bzw. langfristig fortentwickeln. Für diese Zwecke kann die Hinzuziehung eines externen Beraters sinnvoll sein. Wir beraten Sie gerne!