Digitale Rechnungserstellung auf dem Prüfstand – effizient, sicher, nachvollziehbar
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die aktuellen Änderungen im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) insbesondere in Bezug der EU-Norm EN 16931 und die steuerrechtlichen Vorgaben der GoBD in Einklang zu bringen. Die Komplexität liegt im Detail und kleine Fehler können große Folgen haben.
Inhaltliche Fehler bei der Rechnungsstellung können zu umsatzsteuerlichen Risiken führen, wie dem unrichtigen Steuerausweis nach § 14c UStG.
Die EU-Norm EN 16931 verlangt, dass Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden – etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate sind nicht nur technisch anspruchsvoll, sondern auch inhaltlich strikt geregelt. Pflichtfelder wie das Leistungsdatum, die Steuerbeträge oder die Zahlungsbedingungen müssen korrekt und vollständig im XML-Datensatz abgebildet sein.
Die GoBD fordern, dass der Versand nachvollziehbar und manipulationssicher erfolgt. Wird eine Rechnung mehrfach versendet, ohne als Duplikat gekennzeichnet zu sein, oder fehlt ein technischer Nachweis über den Versandzeitpunkt, kann dies im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen führen.
Die GoBD verlangen, dass Rechnungen im Ursprungsformat revisionssicher gespeichert werden. In der Praxis werden jedoch häufig nur PDF-Versionen archiviert, während die strukturierte Datei verloren geht. Auch Konvertierungen müssen dokumentiert werden.
Die Verfahrensdokumentation muss alle relevanten Prozesse, Systeme, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten beschreiben, von der Rechnungserstellung über die Validierung bis zur Archivierung.
Um den komplexen regulatorischen Anforderungen an die digitale Rechnungserstellung gerecht zu werden, bieten wir einen schrittweise und modular aufgebauten Effizienz-Check an. Ziel ist es, Schwachstellen im bestehenden Prozess frühzeitig zu identifizieren, steuerliche Risiken zu minimieren und die GoBD- sowie EN-16931-Konformität sicherzustellen.
Unser Effizienz-Check besteht aus folgenden Modulen:
Wir prüfen die Datenquellen und -flüsse, die zur Rechnungserstellung führen. Dabei analysieren wir, ob die relevanten Pflichtangaben gemäß § 14 UStG und EN 16931 vollständig, korrekt und automatisiert generiert werden. Wir bewerten die eingesetzten Validierungsmechanismen sowie -kontrollen und zeigen Optimierungspotenziale auf, z. B. zur Vermeidung von Falschangaben oder unvollständigen Rechnungen.
Wir unterstützen bei der Implementierung eines GoBD-konformen Archivierungskonzepts für Ausgangsrechnungen und bei der Auswahl einer geeigneten Archivierungssoftware. Dabei berücksichtigen wir Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsfristen.
Wir analysieren Ihre bestehende Dokumentation zur Rechnungserstellung und -archivierung und geben konkrete Empfehlungen zur GoBD-konformen Ausgestaltung. Ziel ist eine vollständige, aktuelle und prüfungssichere Verfahrensdokumentation.
Wir bewerten die eingesetzten Systeme und Schnittstellen im Hinblick auf Berechtigungskonzepte, technische Schutzmaßnahmen und die Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungsschritte. Ziel ist ein sicherer, stabiler und auditierbarer Betrieb Ihrer Rechnungsprozesse.
Rechtssichere Rechnungsstellung: Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen
Automatisierte Validierung: Vermeidung formaler Fehler und Rückfragen
Effiziente Prozesse: Reduktion manueller Eingriffe und Medienbrüche
GoBD-konforme Archivierung: Nachvollziehbare und revisionssichere Ablage
Transparente Abläufe: Dokumentation aller Prozessschritte
Sicherer IT-Betrieb: Schutz sensibler Daten und stabile Systemintegration
